Umowa z firmą kurierską - TRÓJGŁOS specjalistów cz.2. - PRZYGOTOWANIE
27-08-2010
Nim przystąpi się do...
Każde negocjajce wymagają przygotowania się od obu stron. Klient musi wiedzieć, czego oczekuje od firmy kurierskiej, jakie są jego priorytety, a konsultant, cóż, musi robić wszystko, by sprostać wymaganiom potencjalnego klienta. O tym jak wyglądają przygotowania obu stron do spotkania opowiadają SPECJALIŚCI: Krzysztof Świetlik (DHL Express), Mariusz Czepiec(K-EX) oraz Grzegorz Urban (UPS Polska).
Co konsultant powinien wiedzieć o firmie, by mógł zaproponować optymalne rozwiązania?
Krzysztof Świetlik:
Kluczem do sukcesu jest dokładne poznanie potrzeb klienta. Tylko wtedy można zaproponować najlepsze rozwiązania. Na pewno istotny jest rodzaj działalności klienta i branża w jakiej działa. Na spotkaniu zapytamy o liczbę potencjalnych nadań i odbiorów przesyłek, rodzaj przewożonych towarów (towary wrażliwe, niebezpieczne, itp.), wymiary i wagę przesyłek.
Mariusz Czepiec:
Przed każdym spotkaniem doradca powinien zebrać jak najwięcej informacji o klientach.
- Po pierwsze, musimy posiadać informację o firmie (od kiedy istnieją, co wysyłają, liczba oddziałów- zasięg działania, jakie mają osiągnięcia).
- Po drugie należy poznać specyfikę wysyłek tej firmy dzienna liczba paczek, wielopaczkowość, czyli liczba paczek w jednej przesyłce do jednego odbiorcy, rodzaj przesyłek standardowych, niestandardowych, zawartość przesyłek, wartość przesyłek, rodzaj serwisu (lokalny, krajowy, waga i wielkość przesyłek itp. )
- Doradca musi poznać niezbędne narzędzia informatyczne służące do generowania dokumentacji transportowej – listów przewozowych oraz formy i częstotliwość raportowania.
- Doradca musi poznać indywidualne oczekiwania klienta. Mają oni różne oczekiwania. Najczęściej spotykane to terminowość, bezpieczeństwo, rozsądna cena, wsparcie ze strony doradcy, dobra komunikacja. Na podstawie tych informacji jesteśmy w stanie zaproponować odpowiednie rozwiązanie.
Grzegorz Urban:
Dobra znajomość procesów w firmie naszego kontrahenta umożliwia zaproponowanie rozwiązań, które usprawniają wysyłkę i pozwalają na pełną kontrolę kosztów. Z tego powodu przedstawiciel handlowy podczas rozmowy przeprowadza szczegółowy wywiad na temat procesu wysyłki w firmie klienta. Konsultant dowiaduje się:
- jaki jest rodzaj i sposób zapakowania przewożonych towarów,
- jaka jest deklarowana liczba przesyłek zagranicznych i krajowych oraz miejsca ich przeznaczenia,
- jaka jest częstotliwość wysyłek,
- o której godzinie przesyłki są gotowe do obioru w siedzibie klienta,
- czy istnieje potrzeba zainstalowania dodatkowego oprogramowania ułatwiającego wysyłkę.
Następnie na tej podstawie przygotowuje indywidualną ofertę, która jest dopasowana do potrzeb klienta.
Z tego pierwszego wynika drugie. Jak do takiego spotkania powinien być przygotowany potencjalny klient lub jakich informacji zawsze oczekuje firma kurierska?
Krzysztof Świetlik:
Po pierwsze przeanalizować własne potrzeby i oczekiwania pod kątem tego, na co zwróciłem uwagę we wcześniejszej odpowiedzi. Po drugie sprawdzić firmę kurierską jako potencjalnego partnera w biznesie. Czyli renoma i pozycja rynkowa firmy, wypłacalność, stabilność finansowa i inwestycyjna, zabezpieczająca ciągłość serwisu w czasie na przykład szczytów paczkowych w okresie Świąt Bożego Narodzenia. Zawsze warto zapoznać się z zakresem oferowanych usług. Jaki jest termin realizacji usług, kanały dostępu i możliwości składania zleceń (na przykład Internet dla sklepów internetowych), rodzaje opakowań, opłaty dodatkowe, dostępność narzędzi internetowych. To pozwoli odpowiedzieć klientowi na pytanie czy jedna firma na zasadzie one-stop shopping będzie w stanie zaspokoić wszystkie jego potrzeby, od usług standardowych i oferty dla małego klienta po zlecenia wymagające specjalnej aranżacji transportu i szybkiej dostawy. Na liście pytań do firmy kurierskiej powinny znaleźć się także usługi dodatkowe, które będą bezpośrednio wspierać prowadzenie biznesu. Na przykład firma prowadząca sprzedaż wysyłkową powinna sprawdzić czy firma kurierska oferuje usługę zwrot pobrania i jaki jest czas zwrotu pieniędzy. To wpływa na czas obrotu należnościami za towar i realny koszt prowadzenia biznesu. Przy codziennej obsłudze ważna jest fachowa wiedza i profesjonalna opieka, dlatego warto też zapytać o wyszkolenie pracowników i jakość obsługi.
Mariusz Czepiec:
Klient powinien przedstawić informację o swojej firmie, o oczekiwaniach jakie stawia firmom kurierskim, o tym co jest dla niego najważniejsze. Powinien również posiadać szczegółowe informacje o wielkości i wadze przesyłek
Grzegorz Urban:
Ważne jest, aby rozmówca znał przebieg całego procesu logistycznego – począwszy od magazynowania, a skończywszy na rozliczaniu i fakturowaniu. To właśnie tego dotyczą zadawane przez przedstawiciela handlowego UPS pytania podczas przeprowadzania wywiadu.
Materiał przygotowali:
Andrzej Mazurek
Beata Pękala
Link do części trzeciej panelu znajduje się
tutaj.