Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.1 - KORZYŚCI

fot. Shutterstock

Nad korzyściami, płynącymi z podpisania umowy z operatorem pocztowym, powinni zastanowić się szczególnie właściciele firm o znacznym wolumenie korespondencji. Jednak nawet mniejsze firmy skorzystają na umowie z firmą pocztową. W trzech częściach artykułu poradniczego, postaramy się zawrzeć wiedzę niezbędną każdemu przedsiębiorcy, rozważającemu możliwość nawiązania współpracy z firmą pocztową. Specjaliści przedstawią argumenty, dotyczące korzyści z takiej współpracy oraz wyjaśnią, jak przygotować się do spotkania z konsultantem. W części 1. odpowiedzą na pytanie:

• Jakie bezpośrednie przywileje można wynegocjować podczas zawierania umowy z firmą pocztową?

Zbigniew Baranowski, Rzecznik Prasowy Poczty Polskiej
 
Warto na wstępie podkreślić, że Poczta Polska świadczy usługi pocztowe na podstawie przepisów Prawa pocztowego. Firmy kurierskie zasadniczo realizują usługi na podstawie Prawa przewozowego. To spora różnica. W zakresie usług KEP (kurier -ekspres- paczka) Poczta posiada bogatą ofertę, która odpowiada zróżnicowanym oczekiwaniom Klientów indywidualnych i masowych – umownych, reprezentujących odmienne segmenty rynku, np. firmy sprzedaży wysyłkowej, banki, instytucje publiczne, czy podmioty z rynku e-commerce. Poczta Polska stwarza Klientom możliwość kompleksowej obsługi: np. paczek, przesyłek pobraniowych i reklamowych, listów czy usług dodanych (adresowanie, kopertowanie, etc.)

Dużym atutem Poczty Polskiej w obsłudze klientów umownych jest odpowiednio zorganizowany system opieki handlowej. Służby sprzedaży dedykowane są konkretnym segmentom i każdy Klient, zawierając z nami umowę, ma zapewnioną profesjonalną obsługę handlową, która ma odpowiadać na jego potrzeby i oczekiwania. Opiekun - przedstawiciel handlowy - nie tylko przygotowuje umowę, ale, przede wszystkim, wspiera obsługiwanych Klientów w procesie realizacji usług, doradza w kwestiach technologicznych, personalizuje ofertę, przekazuje aktualne informacje na temat usług i polityki cenowo-opustowej Poczty. Oferuje także wsparcie posprzedażowe oraz doradztwo w różnych aspektach współpracy z Pocztą Polską.

W umowie Klienci określają szczegółowe warunki jej realizacji, jak: częstotliwość i terminy odbioru przesyłek, rodzaje nadawanych przesyłek, usługi komplementarne, itd. Pisemna umowa daje również możliwość realizacji usług w kilku placówkach pocztowych  na terenie całego kraju (różne miejsca nadań i zwrotów przy jednoczesnym zbiorczym rozliczeniu uzgodnionym z klientem - jedna faktura).

Zawarcie umowy oraz spełnienie określonych warunków, daje również możliwość skorzystania z licznych rabatów (opustów) na wybrane usługi, opustów dodatkowych i lojalnościowych oraz dogodnej formy ich rozliczenia. Klienci umowni mają także możliwość bezgotówkowego dokonywania rozliczeń z odroczonym terminem płatności i mogą skorzystać z różnych narzędzi wspierających proces świadczenia usług: elektronicznej książki nadawczej, systemu śledzenia przesyłek z poziomu strony internetowej poczta-polska.pl, pocztex.pl.

Dodatkowe korzyści wynikające z zawarcia pisemnej umowy z Pocztą Polską to również:

• możliwość uzgodnienia dogodnych form wnoszenia opłat za usługi,
• wygodny sposób nadawania korespondencji oraz oszczędność czasu dzięki możliwości zastąpienia znaczka pocztowego odpowiednim nadrukiem na kopercie lub stemplem w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej,
• możliwość korzystania z usług dedykowanych wyłącznie Klientom umownym,
• możliwość drukowania (po akceptacji Poczty) druków nadawczych własnego nakładu oraz korzystania z przydzielonych zakresów numerycznych (kodów kreskowych) dla usług paczkowych,
• możliwość korzystania z usługi, w ramach której przesyłki klienta odbierane są w uzgodnionym czasie i miejscu oraz dostarczane do właściwej placówki pocztowej celem nadania,
• wygodny dostęp do sieci placówek pocztowych dedykowanych obsłudze masowych nadawców.

Agnieszka Zydroń, Kierownik Działu Obsługi Klienta firmy InPost

 
Podpisanie umowy na obsługę korespondencji codziennej z wyspecjalizowaną w tym zakresie firmą niesie ze sobą szereg korzyści zarówno finansowych, jak też organizacyjnych. Zawarcie umowy z InPost na realizację usług pocztowych zapewnia przede wszystkim czasochłonną, bieżącą obsługę korespondencji, począwszy od adresowania, drukowania, pakowania aż po doręczenie do odbiorców.

W ramach podpisanego kontraktu, InPost zapewnia również wiele usług dodanych, w tym przede wszystkim odbiór przesyłek do nadania z siedziby klienta, co gwarantuje nie tylko oszczędność czasu, ale znacząco zmniejsza również zaangażowanie personalne danej firmy w ogólny proces nadawania przesyłek. Dodatkowo, InPost prowadzi na rzecz klientów obsługę zwrotów, czyli weryfikuje bazę nieaktualnych adresów zgodnie z listą zlecanych doręczeń, co umożliwia identyfikację przyczyny niedoręczenia korespondencji. Ponadto, klienci biznesowi, nadający przesyłki zwykłe opatrzone kodami matrix mogą również za dopłatą zamówić raport  doręczeń nadanych  przesyłek (monitorowanie przesyłek zwykłych), przy czym usługa ta jest dostępna standardowo tylko w odniesieniu do przesyłek rejestrowanych.

Jednocześnie, zawarcie umowy z InPost generuje możliwość rozliczeń w dogodnych formach i terminach płatności. Spółka umożliwia między innymi płatności bezgotówkowe w formie przelewu. Klienci współpracujący z InPost na bazie umowy mogą ponadto negocjować indywidualnie cenę usług i uprawnieni są do korzystania z rabatów, co daje oszczędności na poziomie nawet 10-30%. Istotne jest to, że w przypadku współpracy z firmą InPost, klienci nie są zobowiązani do deklarowania liczby przesyłek nadawanych w skali miesiąca, bowiem jest to kwestia „umowna”.
 

Ewa Ciesielska-Siudaj, Kierownik Sprzedaży PGP

 
Podpisanie umowy z firma pocztową  to przede wszystkim korzyści finansowe. Konkurencyjna cena na rynku to jeden z głównych powodów, dla których Klient decyduje się na współpracę  i podpisanie umowy. Polska Grupa Pocztowa  poznając oczekiwania potencjalnego Klienta, dostosowuje ofertę  do  indywidualnych potrzeb  - co dla Klienta oznacza oszczędności finansowe.

Klienci coraz częściej oczekują nie tylko samej usługi doręczania korespondencji, ale również wydruku, adresowania, kopertowania. PGP S.A. wraz z partnerami  zapewnia kompleksową obsługę,  co daje Klientowi korzyść  w postaci oszczędności czasu. A czas to pieniądz!

Korzyści ze współpracy z PGP jest wiele. Głównym celem działalności firmy jest kompleksowa, prowadzona na najwyższym poziomie, obsługa Klientów instytucjonalnych, a nasz największy atut to indywidualne podejście do Klienta.

Klient, który zdecyduję się na współpracę z firma pocztową  zaoszczędzi co najmniej 30% w porównaniu z  powszechnym operatorem. Wszystko zależy od wolumenu, terminarza nadań, charakteru przesyłki  oraz jej wagi. Minimalny wolumen korespondencji, umożliwiający podpisanie umowy zależy od rodzaju usług, jakimi zainteresowany jest potencjalny Klient. Jeśli będą to usługi pocztowe polegające na obsłudze korespondencji (przesyłek adresowych) minimalny wolumen to ok. 5000 przesyłek w miesiącu. W kwestii okresu rozliczeniowego staramy się trzymać standardów określonych w procedurach spółki (7, 14, 21 dni).

Część druga cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.2 - PRZYGOTOWANIE

Część trzecia cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.3 -TRUDNOŚCI I NIESPODZIANKI
 

Poradnik pocztowy: ABC nadawcy pocztowego - umowa z operatorem