Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.2 - PRZYGOTOWANIE

fot. Shutterstock

Nad korzyściami, płynącymi z podpisania umowy z operatorem pocztowym, powinni zastanowić się szczególnie właściciele firm o znacznym wolumenie korespondencji. Jednak nawet mniejsze firmy skorzystają na umowie z firmą pocztową. W trzech częściach artykułu poradniczego, postaramy się zawrzeć wiedzę niezbędną każdemu przedsiębiorcy, rozważającemu możliwość nawiązania współpracy z firmą pocztową. Specjaliści przedstawią argumenty, dotyczące korzyści z takiej współpracy oraz wyjaśnią, jak przygotować się do spotkania z konsultantem. W części 2. odpowiedzą na pytania:

• Co konsultant powinien wiedzieć o firmie, by mógł zaproponować optymalne rozwiązania?
• Jak do takiego spotkania powinien być przygotowany potencjalny klient?

Zbigniew Baranowski, Rzecznik Prasowy Poczty Polskiej

W przygotowaniu optymalnego rozwiązania dla Klienta w zakresie obsługi przesyłek, najważniejsza jest szczegółowa identyfikacja jego potrzeb i oczekiwań. Dlatego też istotne jest pozyskanie informacji o specyfice danego podmiotu i jego przesyłkach. Najważniejsze dla nas informacje, to:

• przedmiot działalności Klienta,
• rodzaj zawartości przesyłek oraz szczególne oczekiwania Klienta, jak: wysyłanie przesyłek za pobraniem, sprawdzanie ich zawartości itp.,
• miejsce doręczenia przesyłek (np. serwis krajowy czy zagraniczny, miejski czy aglomeracja), przedział wagowy, przykładowe wymiary, terminy doręczeń),
• częstotliwość nadań i planowana liczby nadawanych przesyłek (dziennie, miesięcznie, rocznie),
• rodzaj stosowanych opakowań (kartony, folia),
• zapotrzebowanie na dostarczenie opakowań lub obsługa przesyłek przed nadaniem (pakowanie, foliowanie, adresowanie, etc.),
• liczba i lokalizacje jednostek Klienta nadających przesyłki,
• możliwości techniczne opracowywania przesyłek przez Klienta,
• określenie czy przesyłki będą odbierane przez Pocztę z siedziby Klienta, czy też dostarczane przez niego do placówki nadawczej,
• potrzeby i oczekiwania Klienta w zakresie rozliczeń oraz form wnoszenia opłat.

Klient powinien przede wszystkim precyzyjnie określić swoje oczekiwania dotyczące przyszłej współpracy z Pocztą Polską w zakresie oferty usługowej, jak również pozostałych warunków współpracy operacyjnej i handlowej. Rolą handlowca jest dopasowanie oferty do potrzeb Klienta i zaproponowanie takich rozwiązań, które w pełni zaspokoją te oczekiwania i umożliwią satysfakcjonującą długofalową współpracę. Zgromadzenie wyżej wymienionych informacji umożliwi handlowcowi Poczty przygotowanie optymalnej oferty.

W celu podjęcia współpracy, oprócz informacji niezbędnych do ustalenia rodzaju usług, konieczne jest jeszcze ustalenie warunków operacyjnych, takich jak: placówki nadawcze, częstotliwości odbioru przesyłek od Klienta, zakres przekazywania dokumentacji nadawczej w formie elektronicznej, wypełnianie nalepek adresowych, korzystania z systemu śledzenia przesyłek, itd.

Przed ostatecznym wyborem dostawcy usług każdy z klientów zwykle przegląda też oferty innych firm na rynku i podejmując rozmowy z Pocztą Polską jest zwykle dobrze zorientowany w dostępnych możliwościach. Jest więc w stanie docenić wartości oferowane przez Pocztę Polską.

Agnieszka Zydroń, Kierownik Działu Obsługi Klienta firmy InPost

 
Ustalenie wszelkich szczegółów potencjalnej współpracy, jeszcze przed zawarciem umowy jest  kwestią kluczową udanej i satysfakcjonującej dla obu stron realizacji zlecenia. Każda informacja przekazana przez ewentualnego klienta może wpłynąć na finalne ustalenie warunków kontraktu, który negocjowany jest indywidualnie. Dlatego klient, który zgłasza się na infolinię lub do działu handlowego InPost, powinien przede wszystkim wskazać przybliżony wolumen, rodzaj i wagę nadawanej korespondencji, pozwalający na określenie skali współpracy, a więc i wysokości potencjalnych rabatów. W ramach współpracy InPost oferuje obsługę listów: zwykłych, zwykłych lokalnych, zwykłych expresowych, poleconych expresowych oraz przesyłek ubezpieczonych, paczek ekspresowych, paczkomatowych oraz usługi typu smart courier.

Przed zawarciem umowy ważne jest również ustalenie częstotliwości nadań oraz przybliżonej listy miejscowości, do których będzie doręczana korespondencja.

Z perspektywy konsultanta InPost ważne jest również to, by przed zaproponowaniem najbardziej dogodnego dla klienta rozwiązania, znał on również strukturę danej firmy, profil jej działalności oraz specyfikę działania, która może rzutować na warunki współpracy. Ze swojej strony konsultanci InPost zapewniają: znajomość oferty własnej oraz zakresu i możliwości działania firm konkurencyjnych, co pozawala na wypracowanie najbardziej dogodnych rozwiązań. Pracownicy InPost posiadają również wiedzę w zakresie przepisów prawa pocztowego, co pozwala na przygotowanie oferty zgodnej z obowiązującymi regulacjami.
 

Ewa Ciesielska-Siudaj, Kierownik Sprzedaży PGP

 
Żeby stworzyć ofertę dedykowaną i zaproponować optymalne rozwiązania, musimy przede wszystkim wiedzieć jakimi usługami zainteresowany jest Klient,  a więc jaki rodzaj korespondencji chce nadawać (list zwykły, polecony, rejestrowany). Ważną informacją jest również wolumen przesyłek nadawanych przez firmę w skali miesiąca, waga i rozmiar przesyłek. Oczywiście powinniśmy również wiedzieć z jakiej branży jest potencjalny Klient.

Klienci którzy, decydują się na rozmowę z PGP S.A. dotyczącą współpracy są zazwyczaj dobrze przygotowani. W większości przypadków spotkanie poprzedzone jest wysłaniem oferty, z której Klient może się dowiedzieć  jak działa Polska Grupa Pocztowa S.A. i jakich informacji oczekuje od Klienta.

Oczywiście jest kilka podstawowych pytań, które zawsze padają na spotkaniu z Klientem. Między innymi:

• Jaki rodzaj korespondencji Klient chce nadawać?
• Czy jest to korespondencja codzienna czy nadawana w cyklach?
• Gdzie następuje odbiór korespondencji?
• W jaki sposób Klient przygotowuje korespondencję?
• Jaka jest waga i rozmiar przesyłki?
• Jaka jest ilość nadawanych listów?

W przypadku nie dotrzymania warunków umowy Klient nie może skorzystać z polityki rabatowej ustalonej w warunkach umowy co jest jednoznaczne z naliczeniem stawki cennikowej.

Część pierwsza cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.1 - KORZYŚCI

Część trzecia cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.3 -TRUDNOŚCI I NIESPODZIANKI

Poradnik pocztowy: ABC nadawcy pocztowego - umowa z operatorem