Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu dokumentów biurowych (wszystkich pism: korespondencji wewnętrznej, zewnętrznej, sprawozdań, notatek służbowych). Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się:

• przyjmowanie dokumentów,
• załatwianie spraw (np. przygotowanie odpowiedzi),
• wysyłanie dokumentów,
• właściwe ich przechowywanie.

Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich:

• ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,
• przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,
• opracowanie wykazu akt.

Instrukcja kancelaryjna reguluje:

• zasady obiegu pism,
• zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
• czynności w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
• tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa,
• tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
• tryb rejestracji i znakowania pism,
• dopuszczalne formy załatwiania spraw,
• zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
• zasady kontroli załatwiania spraw,
• zasady przechowywania akt bieżących i tryb przekazywania akt do archiwum.

Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje. Można w niej wyróżnić trzy podstawowe części:

1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosownych pojęć i terminów, zasady obiegu pism i podziału akt.
2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie).
3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępować w szczególnych wypadkach np. w sprawach pilnych.

Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.
Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa) przedsiębiorstwa. Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych DzU 1999 nr 11 poz. 95 wraz z załącznikami).

Typowa droga obiegu pisma w firmie to:

• pismo wpływa do sekretariatu lub kancelarii,

• pracownik kancelarii rozdziela pisma i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym,

• kierownik dokonuje dekretacji - rozdziela pisma do załatwienia właściwym osobom,

• pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo,

• pismo zostaje przekazane do podpisu osobie upoważnionej,

• pismo zostaje przekazane do wysyłki,

• kancelaria wysyła pismo.

1. System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten umożliwia dokładną kontrolę, a szczególną troską otaczane jest pismo a nie czas pracownika. System ten jest bardzo rygorystyczny, jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą jest, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników. System kancelaryjny dziennikowy może być jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jednodziennikowej pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wchodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące. W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

• rejestracja pisma wpływającego w dzienniku korespondencyjnym,

• przesłanie pisma za pokwitowaniem właściwej komórce organizacyjnej (tam też zostanie zarejestrowane w ich dzienniku),

• pismo nowe rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym nadając mu znak pisma i za pokwitowaniem przekazuje do kancelarii,

• kancelaria gromadzi pisma i wpisuje do tzw. pocztowego dziennika podawczego i wysyła (np. pocztą)

• oryginały otrzymanych i kopie wysłanych pism, przechowuje się chronologicznie (wg dat), dla ułatwienia odszukania prowadzi się skorowidze alfabetyczne (wg nadawców czy adresatów)

2. System kancelaryjny bezdziennikowy rejestruje tylko poszczególne sprawy (zbiory dokumentów dotyczących jednej sprawy). Robi to pracownik bezpośrednio zajmujący się tą sprawą - on ponosi odpowiedzialność za pismo, które otrzymuje z sekretariatu (z pieczęcią: "Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się poszczególnych pism, lecz sprawy. Te akta sprawy znajdują się w teczce (segregatorze), oznaczonym specjalnym symbolem. Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działań komórek organizacyjnych i szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), oraz odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników.

 Pracownik ma za zadanie:

• zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,

• uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,

• załatwienie sprawy od początku do końca

• sporządzenie pisma załatwiającego sprawę i jego kopii,

• uzyskanie potrzebnych podpisów,

• przekazanie pisma do wysyłki,

• umieszczenia kopii pisma w odpowiedniej teczce.

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

• w sekretariacie, na piśmie wpływającym odnotowuje się datę wpływu, przykładając stempel wpływu i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

• pismo zostaje przekazane tam, gdzie postanowiono,

• otrzymuje je pracownik, któremu zlecono załatwienie sprawy,

• pracownik rejestruje pismo w spisie dołączonym do teczki, przeznaczonej dla danej sprawy,

• pismo będące odpowiedzią przekazane jest do sekretariatu, gdzie bez rejestrowania zostaje wysłane,

• oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysłanych przechowuje się w aktach sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można spotkać się również z systemami mieszanymi (np. rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.

Zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, to np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

• kto załatwia określoną sprawę,

• przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa.

1. PRZYJMOWANIE PISM

 Korespondencja do jednostki organizacyjnej może być dostarczana różnymi kanałami:

• dostarczane bezpośrednio przez interesantów,

• dostarczana przez listonosza,

• dostarczona ze skrytki pocztowej,

• dostarczana i odbierana przez gońców,

• odbierane z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie),

• dostarczane i odbierane za pomocą środków łączności (fax, telex, poczta elektroniczna, internet)

• dostarczana pocztą kurierską

Po otrzymaniu kancelaria wykonuje następujące czynności:

• sortowanie - należy sprawdzić czy przesyłka:

  nie jest błędnie dostarczona,

  nie jest adresowana do konkretnego pracownika

  nie jest przesyłką wartościową,

  nie jest poufna lub tajna

• otwieranie przesyłki,

• kontrola poczty - należy sprawdzić czy:

  pismo jest właściwie skierowane tj. czy adresat w piśmie jest ten sam co na kopercie,

  w kopercie są wszystkie pisma, których znaki umieszczono na kopercie,

  jeśli jest informacja o załącznikach, to sprawdzić czy są dołączone,

• segregowanie poczty,

• rejestrowanie poczty - zgodne z przyjętym w danej jednostce organizacyjnej systemem kancelaryjnym.

• kompletowanie,

• wstępne opracowanie poczty

2. PRZYDZIAŁ PISM

Przydział pism i ich załatwianie - w kancelarii następuje przydział korespondencji poszczególnym komórkom organizacyjnym.

Przy odbiorze korespondencji kierownik:

• Kwituje jej odbiór w specjalnej kartotece,

• przegląda pisma,

• dekretuje (nanosi na pisma kto, w jakim terminie i w jaki sposób ma załatwić sprawę oraz nanosi swój podpis i datę)

Po otrzymaniu pisma pracownik:

• zapoznaje się z jego treścią,

• rejestruje je w spisie spraw,

• załatwia sprawę pod względem merytorycznym i formalnym,

• Merytoryczne załatwienie sprawy dotyczy jej istoty, treści, sedna – uzależnione jest od stanu faktycznego.

• Formalne załatwianie sprawy, to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. WYSYŁANIE PISM

Przed wysłaniem pism sekretariat lub kancelaria wykonuje następujące czynności:

Kontrola - polega na sprawdzeniu pisma pod względem formalnym (tj. wygląd i styl) oraz kompletności - czy są znak, data, załączniki,

Podpisywanie - podpisy umieszczamy pod treścią pisma z prawej strony, jeżeli pismo podpisywane jest przez 2 osoby to osoba niższa rangą podpisuje pismo z lewej strony, a wyższa z prawej. Odciskane są także niezbędne pieczęcie.

Sortowanie

• Pilna

• Specjalna,

• listy i pisma,

• Paczki,

• Inne.

Składanie pisma

Kartkę składamy najpierw wzdłuż a potem poprzecznie. Tekst pisma powinien być zawsze po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Używając kopert podłużnych, pisma składamy wszerz na 3 części. Złożone pisma wkładamy zawsze złożeniem do dołu. W przypadku użycia kopert okienkowych, pisma składamy tak aby adres odbiorcy był widoczny przez okienko koperty.

Adresowanie  - list do koperty wkładamy po jej zaadresowaniu (w przeciwnym wypadku łatwo się pomylić). Dopiski na kopertach typu: list polecony, lotniczy, priorytet są zbędne, gdyż na poczcie zostaną naklejone odpowiednie nalepki.

Naklejanie znaczków pocztowych.

• Naklejanie znaczków

• Rozliczenie ryczałtem

• Frankowanie (przesyłki ofrankowane muszą być oddane na poczcie)

Do korespondencji wewnętrznej należą informacje przekazywane drogą służbową w formie tradycyjnej na piśmie oraz elektronicznie przez e-mail.

Niektóre z informacji przekazywane są telefonicznie, ale w pewnych sytuacjach zależy nam aby pozostał ślad i dowód zaistniałej sytuacji. Zaletą przygotowanego na piśmie dokumentu jest czas i warunki umożliwiające spokojny namysł i sprzyjające czytelnemu przedstawieniu problemu - podczas rozmowy telefonicznej jesteśmy bardziej "spięci" i czas nas pogania. Rozmowa telefoniczna może się odbyć tylko wtedy, gdy odbiorca jest obecny i ma możliwość odbycia rozmowy. Dokumenty i e-maile docierają nawet wtedy gdy rozmówca nie jest obecny w pokoju. W poczcie elektronicznej istnieje możliwość dołączenia załączników. Program automatycznie dopisuje datę i godzinę więc wiadomo z kiedy jest dana informacja.

Do korespondencji wewnętrznej należą:

• notatki służbowe - informujące o zaistniałych faktach (w tytule dla kogo, dalej: kiedy, gdzie i kto, oraz ustalenia - najlepiej w punktach)

• upoważnienia - np. do podpisywania jakichś dokumentów, do odbioru pieniędzy (kogo upoważniamy, na podstawie jakich dokumentów go zidentyfikować i do czego upoważniamy)

• zaświadczenia - np. potwierdzające fakt zatrudnienia w danej firmie (zaświadcza się, że ktoś coś, z dopiskiem w jakim celu wystawione jest zaświadczenie)

• decyzje i polecenia kierownictwa w różnych sprawach, najczęściej organizacyjnych.

Teksty te sporządzane w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej, są zazwyczaj krótkie i o ubogiej szacie graficznej. Posiadają tytuł. Są napisane krótkimi, prostymi zdaniami. Zakończone są podpisem, posiadają miejscowość i datę.

Akta spraw załatwianych nazywane są bieżącymi, a spraw już załatwionych nazywa się aktami spraw załatwionych.

Akta bieżące przechowywane są przez referenta (pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę) w jego biurze. Musi on zapewnić:

• łatwe i szybkie odnalezienie akt,

• łatwe i szybkie wyjęcie akt i odłożenie ich ponownie na miejsce przechowywania

W systemie dziennikowym strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być przejrzysta i wyczerpująca.

System bezdziennikowy automatycznie wyznacza strukturę zbioru przechowywanych dokumentów - jest częścią wykazu akt.

Akta bieżące mogą być przechowywane:

• w sposób tradycyjny. Do tradycyjnego przechowywania służą: segregatory, skoroszyty, teczki i obwoluty, które muszą być czytelnie opisane (pełna nazwa akt oraz przy systemie bezdziennikowym znak wg wykazy akt, datę pierwszego i ostatniego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej tj. okresu przechowywania akt). Powinny one mieć stałe miejsce przechowywania.
• z wykorzystaniem komputerów. Przy przechowywaniu informacji z wykorzystaniem komputera problemem jest skanowanie dokumentów papierowych korespondencji przychodzącej. Często przechowuje się w systemie komputerowym tylko dokumenty własne - co ułatwia odszukiwanie jeśli zostanie przygotowana właściwa struktura zbioru dokumentów.

Wszystkie teczki z aktami, nawet po załatwieniu sprawy, muszą być przechowywane w firmie przez jakiś czas. Część z nich ma znaczenie archiwalne, np. dane dotyczące zatrudnienia, i musi być odpowiednio zarchiwizowana, czyli oznaczona i przechowywana, co regulują właściwe rozporządzenia publikowane w dzienniku ustaw - DzU. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia DzU 2002 nr 167 poz. 1375 określa Sposoby oznaczania kategorii archiwalnych dokumentów:

1. Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne tj. posiadają trwałą wartość historyczną, a czas przechowywania jest nieograniczony. Jest ich niewiele i należą do nich np. sprawozdania finansowe, akty powstania przedsiębiorstw,akty własności nieruchomości.

2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym, że:

   • symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (niszczeniu); okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Należą tu m.in. dowody księgowe B5, akta osobowe B50, listy płac i karty wynagrodzeń pracowników B12, deklaracje podatkowe B5;

   • symbolem Bc oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

   • symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

Akta zaliczane do kategorii archiwalnej A nie mogą być niszczone, muszą być przechowywane w archiwum zakładowym, potem archiwum państwowym - mają wartość historyczną. Każda firma powinna mieć tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt, który podaje właściwe dla firmy hasła klasyfikacyjne i kategorię archiwalną przy hasłach, dla których zakłada się teczki. W wykazie akt wskazane jest jaką kategorię archiwalną mieć będzie dokument o danym haśle klasyfikacyjnym dla komórki macierzystej i innych komórek.

Przykład: Jak będą archiwizowane dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym Zarządzanie akcjami spółki.

Hasło to ma symbol liczbowy 0170, gdzie kategoria archiwalna w komórce macierzystej jest określona jako A, a w innych komórkach Bc. Kategoria A oznacza, ze w komórce organizacyjnej, która jest bezpośrednio odpowiedzialna za zarządzanie akcjami, dokumenty należy  przechowywać 25 lat, następnie oddać do archiwum państwowego. Kategoria Bc oznacza że po zakończeniu sprawy materiały można oddać na makulaturę. Jednakże jeżeli kategoria Bc podana jest dla komórki innej, natomiast A dla macierzystej, to po wykorzystaniu tych dokumentów należy je zwrócić komórce macierzystej.

Przed przekazaniem akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując następujące czynności:

• usunięcie akt kategorii Bc,

• usunięcie zbędnych egzemplarzy (ew. brudnopisów) pism,

• ułożenie akt wewnątrz teczek według liczb porządkowych spisu spraw,

• ułożenie chronologicznie pism zaliczonych do akt jednej sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę

• włożenie do teczek spisu spraw,

• opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki.

Występowanie pism niejawnych wiąże się z istnieniem tajemnicy państwowej i służbowej.

Tajemnica państwowa to informacja, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może spowodować istotne zagrożenie dla interesów Rzeczpospolitej Polskiej albo narazić te interesy na szkodę. W szczególności interesy te dotyczą: niepodległości, obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli.

Tajemnica służbowa to informacja nie będąca tajemnicą państwową, której ujawnienie może narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny, interes obywateli lub interes konkretnej jednostki organizacyjnej. Z wiadomością tą zapoznaje się pracownik w związku z wykonywaniem swoich zadań zawodowych. Zakres i rodzaj wiadomości objętych tajemnicą służbową danej jednostki określany jest przez kierownictwo tych jednostek.

Dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową oznacza się klauzulą "Ściśle tajne" lub "Tajne", natomiast wiadomości stanowiące tajemnicę służbową - klauzulą "Poufne" lub "Zastrzeżone". Zachowanie tajemnicy państwowej jest obowiązkiem każdej osoby, do której wiadomość objęta tajemnicą dotarła. Zachowanie tajemnicy służbowej obowiązuje każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy oraz charakter stosunku pracy, jak i po jego ustaniu. Zachowanie tajemnicy służbowej obowiązuje osoby wykonujące prace  zlecone.

W jednostkach, w których występują wiadomości objęte tajemnicą państwową, tworzona jest kancelaria tajna lub wyodrębnione stanowisko do prowadzenia zadań przewidzianych dla kancelarii tajnej. Jedynie pracownicy biurowi tam zatrudnieni mają do czynienia z przyjmowaniem i wysyłaniem pism tajnych.

Dostęp do informacji objętych tajemnicą służbową mają osoby posiadające pisemne upoważnienie kierownictwa danej jednostki organizacyjnej. Pisma poufne lub zastrzeżone przyjmowane są przez kancelarię lub sekretariat bez otwierania koperty, jeżeli znajduje się na niej adnotacja "Poufne" lub "Zastrzeżone". W pozostałych przypadkach dopiero po otwarciu koperty można stwierdzić, czy jest to pismo zwykłe czy też  - poufne lub zastrzeżone. Wynika to z faktu, że pisma przesyłane pocztą (wyłącznie listem poleconym) są umieszczane w drugiej kopercie, na której jest adnotacja "Poufne" lub "Zastrzeżone".

Pisma poufne lub zastrzeżone rejestrowane są w dzienniku przeznaczonym wyłącznie dla przesyłek poufnych. Dziennik taki jest prowadzony bez względu na to, czy w danej jednostce prowadzi się dziennikowy, czy też bezdziennikowy system kancelaryjny. Pieczęć wpływu przykładana jest na kopercie, w której znajduje się pismo poufne. Przekazywanie pism poufnych między pracownikami odbywa się jedynie za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

Rejestracja i zabezpieczanie danych osobowych

Specyficznego postępowania w przedsiębiorstwie wymaga rejestrowanie, przetwarzanie i zabezpieczanie danych osobowych czyli informacji dotyczących osób związanych z przedsiębiorstwem (np. pracowników, zleceniobiorców, klientów). Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych przez przedsiębiorstwo lub inny podmiot jest możliwe w zasadzie, tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę; inne sytuacje, w których jest to możliwe, określone zostały w ustawie.

Ustawa zabrania zbierania informacji na temat: pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym.

Podmiot zbierający, przetwarzający i przechowujący dane osobowe to administrator danych. Przechowuje on dane tylko tak długo, jak jest to konieczne. Jest on zobowiązany do stosowania takich środków technicznych i organizacyjnych, które zabezpieczą dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym. Jeżeli dane przechowywane są w systemie informatycznym, administrator musi zapewnić kontrolę nad wprowadzaniem i przekazywaniem informacji. Dostęp do danych osobowych mogą mieć jedynie osoby, które posiadają upoważnienie administratora danych. Osoby takie zostają zapisane w ewidencji prowadzonej przez administratora danych, są one zobowiązane do zachowania danych osobowych w tajemnicy. Obowiązek ten ciąży na tych osobach także po ustaniu zatrudnienia.

Zbiory danych osobowych gromadzone przez różne podmioty są ewidencjonowane w jawnym rejestrze danych osobowych prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie do rejestru dokonywane jest przez administratorów danych osobowych. Nie ma obowiązku zgłaszania do rejestru zbiorów prowadzonych w celu wystawienia faktur czy rachunków (np. zbiory klientów) oraz zbiorów pracowników.

Postęp techniczny w dziedzinie środków technicznych pracy biurowej jest ostatnio bardzo dynamiczny. Teraz już trudno sobie wyobrazić pracę bez komputerów, telefaksów, kopiarek czy kalkulatorów. Stanowią dziś podstawowe wyposażenie większości biur, a na rynku pojawiają się coraz nowsze i doskonalsze.

Środki techniczne pracy biurowej, to wszelkiego rodzaju urządzenia stosowane w pracy biurowej.

Powszechne zastosowanie środków technicznych pozwala na:

• usprawnienie procesu dostarczania informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji (informacje szybko przetwarzane, łatwo dostępne i dokładne);

• zwiększenie wydajności pracy biurowej poprzez wyeliminowanie żmudnych i pracochłonnych czynności (zmniejszenie kosztów związanych z administracją);

• podniesienie jakości pracy biurowej.

   

Według zastosowania można podzielić je na:

• środki łączności: telefony, centrale telefoniczne, teleksy, telefaksy, wideofony, systemy przywoławcze

• środki do liczenia :maszyny do liczenia, maszyny analityczne, komputery,

• środki ewidencyjne: kartoteki, tablice informacyjne, notesy komputerowe, laptopy,

• środki do reprografii (produkcji i reprodukcji tekstów, materiałów ilustracyjnych): powielacze, kopiarki, drukarki,

• środki do pisania: maszyny do pisania, komputery,

• środki do mierzenia: zegary, środki optyczne i dźwiękowe, miary i wagi.

Środki techniczne pomocne w gromadzeniu, selekcjonowaniu i przechowywaniu informacji w postaci dokumentów to: kserokopiarki, laminatory, bindownice, gilotyny-obcinarki, niszczarki.

Ogromna różnorodność urządzeń biurowych powoduje, że przed przystąpieniem do obsługi każdego urządzenia należy się zapoznać z instrukcją obsługi. Producenci sprzętu mają obowiązek dołączenia instrukcji w języku polskim. Instrukcja obsługi pozwala na zdobycie informacji na temat przeznaczenia i funkcji sprzętu oraz zawiera wskazania jak go obsługiwać. Czytając można się dowiedzieć o możliwościach urządzenia i sposobach jego obsługi. Instrukcja powinna zawsze znajdować się w pobliżu urządzenia po to, aby w razie potrzeby móc z niej korzystać.

Rozpoczynając pracę, prosimy osobę, która zapoznaje nas z naszymi obowiązkami, o wszystkie instrukcje obsługi urządzeń występujących w danej komórce organizacyjnej. Zaginione instrukcje należy zdobyć od serwisanta, producenta sprzętu lub próbować odnaleźć w Internecie.

Wiele prac biurowych jest powtarzalnych. Oznacza to, że niektóre czynności wykonywane są wielokrotnie. Jest to uciążliwe dla pracowników i prowadzi do rutyny, a więc braku dokładności i precyzji. Takie czynności - uciążliwe i pracochłonne oraz wymagające precyzji wykonywane są szczególnie skutecznie np. przy użyciu komputerów.

Wykorzystanie wyspecjalizowanych urządzeń biurowych często ułatwia i przyspiesza obrót korespondecji w firmie. Absolutne minimum to:

• pieczątki: z nazwą i adresem nadawcy, ceną przesyłki (w przypadku umowy z Pocztą Polską), itd. - aby uniknąć ręcznego wypisywania każdej koperty,

• waga (jeśli oprócz listów do 50 g firma nadaje również większe przesyłki i paczki)

Ale w przypadku dużego wolumenu korespondencji wychodzącej należy zastanowić się, czy nie zaopatrzyć firmy w urządzenia znacznie przyspieszające wysyłanie wszelkiego rodzaju przesyłek:

1. GILOTYNA – umożliwia np. rozcięcie strony, zadrukowanej adresami odbiorców (użycie nożyczek byłoby czasochłonne przy kilkudziesięciu takich stronach),

2. MASZYNA FRANKUJĄCA (FRANKOWNICA) - urządzenie nanosi na kopertę następujące odciski matryc:

• odcisk  datownika

• wartość opłaty pocztowej

• nazwa i adres firmy (nadawcy)

Dodatkowe funkcje frankownic:

• Drukowanie etykiet samoprzylepnych (na sucho lub mokro) - w przypadku dużych listów, które mogą zablokować się w podajniku

• Automatyczne ważenie i nanoszenie odpowiednich opłat

Podstawą używania maszyny frankującej w miejsce innego sposobu wysyłek korespondencji jest zarejestrowanie urządzenia i zawarcie z Pocztą Polską umowy umożliwiającej rozliczanie się za wysłane przesyłki na podstawie licznika frankownicy.

3. FALCERKA - składarka dokumentów rozwiązuje problem ręcznego składania dokumentów. Biurowe falcerki służą do składania papieru na różne sposoby.

4. KOPERTOWNICA - odpowiada za złożenie i spakowanie dokumentów do kopert tj.: rachunki, listy, ulotki, informacje objęte tajemnicą np. wydruki z listy płac dla pracowników oraz wiele innych standardowych lub personalizowanych aplikacji.

5. WAGA LISTOWA - to skomputeryzowane urządzenie, które po zważeniu listu lub przesyłki samo nalicza opłatę pocztową. Zaprogramowany taryfikator krajowych i zagranicznych przesyłek, pozwala na szybkie oszacowanie kosztów dla różnych form spedycji korespondencji (priorytet, ekspres itp.).  Wbudowany wskaźnik elektroniczny wyświetla gramaturę oraz opłatę pocztową listu.

6. OTWIERACZ KORESPONDENCJI

7. URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE służące do przyjmowania, rozcinania oraz skanowania dokumentów; wzmianka o tej nowince technologicznej znajduje się w artykule: http://www.pocztowokurierski.pl/uslugi-pocztowe/art,56,wyexponowani-w-kopenhadze-czesc-ii.html

Znacznym usprawnieniem pracy jest umowa z Pocztą Polską na odbiór listów i przesyłek w siedzibie firmy. Pozwala ona na uniknięcie przeszkód i opóźnień, wynikających z konieczności samodzielnego transportu poczty oraz – już w samym urzędzie – oczekiwania na sfinalizowanie sprawy.

Użyteczne mogą również okazać się odpowiednie programy komputerowe, przyspieszające zarządzanie korespondencją dzięki uniknięciu tradycyjnej formy ręcznego wypisywania dokumentów. Np.: system zarządzania obiegiem informacji i dokumentami, elektroniczny dziennik korespondencji, itd.

W każdym piśmie wyróżniamy następujące standardowe elementy składowe:

• nagłówek (nazwa i adres nadawcy),

• nazwa i adres odbiorcy pisma,

• znaki powoławcze pisma (data, symbol sprawy),

• określenie sprawy, której pismo dotyczy

• treść (tekst) pisma,

• podpis osoby (lub osób) uprawnionej,

• elementy (informacje) dodatkowe.

Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy, to jest nr telefonu, faksu, konta bankowego, nr REGON czy NIP, nadruki reklamowe. Może być zastąpione pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma. Adres wyrównujemy do lewego marginesu. Nazwę nadawcy oddzielamy od adresu interlinią. Nazwa miejscowości powinna być wyróżniona pogrubieniem lub pisana dużymi literami.

W polu adresowym umieszczamy pełną nazwę i adres odbiorcy pisma. W przypadku, gdy nazwa odbiorcy składa się z nazwy instytucji i nazwy komórki organizacyjnej tej instytucji, każdy z tych elementów umieszczamy w osobnym wierszu. Kierując pismo do konkretnej osoby, zawsze adresowanie rozpoczynamy od formy grzecznościowej (Pan, Pani). Specyficznych zwrotów grzecznościowych używa się, adresując pisma do osób zajmujących najwyższe stanowiska.

-         Do prezydenta, premiera, ministra, ambasadora: Jego Ekscelencja

-         Do rektora wyższej uczelni: Jego Magnificencja

-         Do księdza wikariusza: Wielebny

-         Do księdza kanonika, prałata, proboszcza lub dziekana: Przewielebny

-         Do księdza biskupa: Jego Ekscelencja

-         Do księdza kardynała: Jego Eminencja

-         Do papieża: Jego Świątobliwość

Np.

                                                                            Jego

                                                                            Ekscelencja

                                                                            Ksiądz Biskup Jerzy Mazur

W Polsce ukształtował się zwyczaj, że tytuły zapisywane są w korespondencji między naukowcami a także w sytuacji gdy adresat posiada tytuł wyższy niż tytuł magistra:

                                                                            Prof. dr hab. Jan Kozłowski

Adresując pisma do osób, które mogą posiadać tytuły naukowe, zawodowe lub rodowe, aby nie urazić adresatów, należy zastosować zwrot Pleno Titulo, który oznacza dosłownie: pełnym tytułem, a w korespondencji tłumaczy się go: z zachowaniem należnych tytułów. Podając ten zwrot w adresie, pisze się go w skrócie P.T., np.:

                                         Szanowni Państwo

                                         P.T. Janina i Tomasz Polakowscy

Zwrotu tego można używać także w treści pism do grupy nieznanych nam bliżej osób np. w zawiadomieniach, ogłoszeniach, życzeniach.

Uprzejmie informujemy P.T. Klientów, że…,

Serdecznie zapraszamy P.T. Członków organów samorządu miasta…,

W następnym wierszu za zwrotem grzecznościowym, podajemy imię i nazwisko osoby; poniżej stanowisko i nazwę komórki organizacyjnej oraz nazwę instytucji i dokładny adres. Nazwę miejscowości wyróżniamy pogrubiając lub pisząc wielkimi literami. Określenie dotyczące charakteru przesyłki, np. polecony, tajny, poufne, umieszczamy nad adresem odbiorcy i oddzielamy je od nazwy adresata interlinią. Określenie to powinno być podkreślone. Jest to tak zwana dyspozycja wysyłkowa.

Nie skracamy nazw, imion, zwrotów grzecznościowych. Wszystkie wyrazy w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników i wyrazów pomocniczych np. ul. Jasna, im. Jana Husa

Pismo do firmy:              Bydgoska Fabryka Mebli

                                  ul. Przemysłowa 3

                                  85-355 Bydgoszcz

Pismo do dyrektora przedsiębiorstwa:

                                  Pan

                                  Jan Drzewiecki

                                  Dyrektor

                                  Bydgoskiej Fabryki Mebli

                                  ul. Przemysłowa 3

                                  85-355 Bydgoszcz

Pismo do pracownika zajmującego się daną sprawą:

                                  Bydgoska Fabryka Mebli

                                  Dział Sprzedaży

                                  Pan Jan Nowak

                                  ul. Przemysłowa 3

                                  85-355 Bydgoszcz

Pisanie daty

Polska Norma reguluje numeryczne zapisywanie daty jest następująca: Szubin, 2003-02-19

oraz druga forma: Szubin, dnia 19 lutego 2003 r. (nazwa miesiąca zawsze w dopełniaczu)

Dzień i miesiąc piszemy dwoma cyframi, rok zawsze czterema. Miesiąca nie piszemy cyfrą rzymską, gdyż umożliwia to fałszowanie daty przez dopisanie znaków za lub przed cyfrą miesiąca. Obecnie coraz częściej zaleca się pisanie „roku” zamiast skrótu „r.” Pisząc datę w prawym, górnym rogu, po nazwie miejscowości stawiamy przecinek i piszemy „dnia”.

System pisania dat w różnych krajach jest różny. Data 12/10/01 zostanie odczytana w Wielkiej Brytanii jako 12 października, zaś w USA jako 10 grudnia. W korespondencji pisanej za granicę, najlepiej miesiąc pisać słownie.

Określenie przedmiotu sprawy-jest to zwięzłe sformułowanie sprawy będące przedmiotem pisma. Pomaga to przy rejestracji i klasyfikacji pism. Często podczas rozdzielania pism, osoba dekretująca nie czyta tekstu pisma i kieruje je do załatwienia na podstawie samego określenia sprawy. Używamy słowa:

         Sprawa:

         Spraw:

         Dotyczy:

Treść sprawy wpisujemy w tej samej linii po dwukropku i z małej litery, bez kropki na końcu. Wyróżniamy przez podkreślenie, kursywę lub pogrubienie albo pismo rozstrzelone. Treść ta nie powinna być dłuższa niż trzy wiersze.

Sprawa: reklamacja sprzętu- mianownik

Dotyczy reklamacji sprzętu- dopełniacz

Sprawa: zlecenie

Sprawa: awizo

Sprawa: oferta

Treść sprawy-jest to zasadnicza część pisma. Rozpoczynamy ją wyrównując do lewej po ostatnim wierszu sprawy lub zwrocie rozpoczynającym. Treść pisma może być napisana w układzie blokowym lub a’linea (najczęściej blokowy, a’linea do osób prawnych lub korespondencji o szczególnym charakterze). Jeżeli treść pisma przenosimy na drugą stronę, to w prawym dolnym rogu kartki umieszczamy./. lub piszemy słowo-verte-. Kolejne strony numerujemy zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Należy pamiętać, że nie przenosi się na drugą stronę mniej niż dwóch wierszy oraz samych podpisów i załączników. Dlatego należy odpowiednio rozplanować układu treści. Można zmienić wielkość czcionki, odstępy między akapitami, ew. rozmiary marginesów

Podpisy osoby uprawnionej- umieszczamy pod treścią pisma. Podpis powinien zawierać stanowisko służbowe, imię i nazwisko, uwzględniamy tytuł naukowy. Jeśli pismo mają podpisywać dwie osoby lub więcej rozmieszczamy je symetrycznie. Osobę o wyższym stanowisku umieszczamy z prawej strony.

     Główny księgowy                     Dyrektor        

       Jadwiga Czechlowska             dr inż. Marcin Tokarczyk

Pod nieobecność osoby odpowiedzialnej osoba podpisująca pismo zrobi to następująco:

Jeśli w zastępstwie: wz. Dyrektora.

Jeżeli pełniący obowiązki: p.o. Dyrektora.

Jeżeli z upoważnienia: z up. o.Dyrektora

Podpis składamy w polu między funkcją a imieniem i nazwiskiem, najlepiej wiecznym piórem (długopisem). Podpis powinien być własnoręczny, pełny (można w imieniu tylko pierwszą literę), parafę można umieścić na kopiach. Przy wysyłaniu zawiadomień, wezwań lub zaproszeń można stosować zamiast podpisu pieczątkę, która go odwzorowuje, czyli tzw. faksymile.

Zwroty grzecznościowe-nadają pismom osobisty charakter i wyrażają szacunek.

Zwroty rozpoczynające:

Szanowny Panie,

Szanowny Panie Burmistrzu,

Szanowny Panie, Dyrektorze Janie Kowalski

Zwrot rozpoczynający piszemy 2-4 wiersze poniżej na druku sprawa. Po formule grzecznościowej stawiamy przecinek a treść pisma rozpoczynamy od następnej linii wielką literą.

Zwroty zakończeniowe:

Z poważaniem,

Z wyrazami szacunku,

Pozdrawiam,

Z pozdrowieniami,

Załączam pozdrowienia,

Załączam wyrazy szacunku,

Oczekując na odpowiedź, pozostaję z poważaniem,

Najczęściej formułę zakończeniową piszemy nad podpisem autora wyrównując tak samo jak podpis.

Elementy dodatkowe - jeśli do pisma dołącza się inne dokumenty to trzeba to odnotować pod tekstem na wysokości podpisu z lewej strony kartki. Jeżeli pismo podpisywało więcej osób to informację tę podajemy 2-3 wiersze poniżej lewego podpisu.

Załącznik – określa liczbę lub nazwę dokumentów dołączonych do pisma, np.:

Załączniki: 2

Załączniki:

1.      świadectwo pracy.

2.      opinia.

Jeśli pismo kierowane jest do kilku adresatów mamy do czynienia z rozdzielnikiem. Wówczas piszemy:

Otrzymują:

Agnieszka Szymańska

ul. Brzozowa 35

89-200 Szubin

Jeśli kopię pisma wysyłamy według rozdzielnika, to adresata należy przekreślić ukośną kreską, a podkreślić właściwego adresata umieszczonego w rozdzielniku.

Do wiadomości:

Jan Przybylski

ul. Mądra 2

88-400 Żnin