ABC nadawcy pocztowego - umowa z operatorem

Na łamach portalu ukazał się cykl artykułów, w których specjaliści firm pocztowych wypowiadali się na temat korzyści, wynikających z podpisania umowy z operatorem pocztowym. Nie ma wątpliwości, że taka umowa może znacznie przyspieszyć obieg korespondencji w firmie. W przypadku większej ilości korespondencji wychodzącej - jest ona nawet niezbędna. W poniższym artykule pokażemy Ci, krok po kroku - jak najlepiej rozważyć oferty i przygotować się do podpisania umowy z operatorem pocztowym.

PO PIERWSZE: Przygotuj ze swojej strony dokładną analizę potrzeb:

1.    Rodzaje korespondencji, jaką Twoja firma będzie nadawać (listy: zwykłe, polecone, rejestrowane)
2.    Częstotliwość nadań - czy jest to korespondencja codzienna czy nadawana w cyklach? 
3.    Przybliżony wolumen, waga (gramatura)  i rozmiar korespondencji.
4.    Przybliżona lista miejscowości docelowych.
5.    Liczba i lokalizacje Twoich jednostek nadających korespondencję.
6.    Określenie czy korespondencja będzie odbierana przez operatora z siedziby Twojej firmy, czy też dostarczana przez Twoich pracowników do placówki nadawczej.

7.    Twoje oczekiwania w zakresie form wnoszenia opłat oraz rozliczania.  
8.    Elementy usprawniające obieg korespondencji (np. w przypadku Poczty Polskiej po podpisaniu umowy można uzyskać specjalne pieczęcie z datą nadania i informacją o pobranej opłacie, dzięki czemu nie trzeba ich ręcznie wypisywać i naklejać znaczka).
9.    Dostępne rodzaje kopert i zapotrzebowanie Twojej firmy.
10.   Do podpisania umowy potrzebne będą niezbędne dokumenty: NIP, REGON, KRS lub EDG (wpis do ewidencji działalności gospodarczej).

PO DRUGIE: Sprawdź oferty kilku firm, oferujących usługi pocztowe w Twoim rejonie.
  

PO TRZECIE: Umów się na spotkania z firmami, które najlepiej spełniają Twoje oczekiwania i - przede wszystkim - działają we wszystkich regionach, do których Twoja firma będzie wysyłać korespondencję.

PO CZWARTE: W czasie rozmowy z przedstawicielem handlowym firmy pocztowej:

• Powiedz jak działa Twoja firma, z jakiej jest branży, jaka jest specyfika korespondencji wychodzącej? Jak firma pocztowa może pomóc przygotowując rozwiązanie „szyte na miarę” Twoich potrzeb? 
• Przygotuj dodatkowe wskazówki, dzięki którym firma pocztowa będzie mogła skonstruować ofertę odpowiadającą potrzebom Twojej firmy.
• Szczerze odpowiadaj na pytania konsultanta.
• Pytaj, jeżeli czegoś nie rozumiesz, nawet jeżeli uważasz, że odpowiedź na Twoje pytanie może wydawać się oczywista. 
   

PO PIĄTE: Przedstaw redakcji korzyści związane z wykorzystaniem tej procedury - czekamy na Twoje uwagi!
 

Część pierwsza cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.1 - KORZYŚCI

Część druga cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.2 - PRZYGOTOWANIE

Część trzecia cyklu artykułów: Umowa z firmą pocztową - TRÓJGŁOS specjalistów cz.3 -TRUDNOŚCI I NIESPODZIANKI